File PDF: come modificarli e come convertirli

Che cos’è un file PDF?

I file Adobe PDF, abbreviazione di file in formato documento portatile, sono uno dei tipi di file più comunemente utilizzati oggi. Se hai mai scaricato un modulo o un documento stampabile dal Web, come un modulo fiscale IRS, ci sono buone probabilità che fosse un file PDF. 

File PDF

Perché usare i file PDF?

Supponiamo di creare una newsletter in Microsoft Word e di condividerla come file .docx, che è il formato di file predefinito per i documenti di Word. A meno che tutti non abbiano installato Microsoft Word sui propri computer, non vi è alcuna garanzia che sarebbero in grado di aprire e visualizzare la newsletter. E poiché i documenti di Word sono pensati per essere modificati, c’è la possibilità che parte della formattazione e del testo nel tuo documento possano essere spostati.

Al contrario, i file PDF sono pensati principalmente per la visualizzazione, non per la modifica. Uno dei motivi per cui sono così popolari è che i PDF possono preservare la formattazione dei documenti, il che li rende più condivisibili e li aiuta ad avere lo stesso aspetto su qualsiasi dispositivo. Ad esempio, condividere la newsletter come file PDF aiuterebbe a garantire che tutti possano visualizzarla come previsto.

Apertura di file PDF

Aprire e visualizzare un file PDF è piuttosto semplice. La maggior parte dei browser Web moderni aprirà i file PDF direttamente nella finestra del browser anziché scaricarli sul computer. Se il tuo browser non è in grado di farlo, dovrebbe invece chiederti di scaricare il file. Prova a fare clic su questo link per vedere come funziona sul tuo computer.

Se devi visualizzare un file PDF solo una volta, di solito è più semplice aprirlo nel tuo browser web. Se hai bisogno di accedere al PDF in un secondo momento, ti consigliamo di salvarne una copia sul tuo computer. Questo processo varia a seconda del tuo browser web, ma nell’esempio sotto il pulsante Salva PDF si trova vicino all’angolo in alto a destra.

Se il file PDF è già sul tuo computer, puoi semplicemente fare doppio clic per aprirlo con l’applicazione PDF predefinita.

Come aprire un file PDF salvato su un computer


Se il tuo computer utilizza Windows 7 o versioni precedenti, potrebbe essere necessario scaricare un visualizzatore PDF gratuito (come Adobe Reader) prima di poter visualizzare i file PDF.

Ti consiglio di scaricare Adobe Reader.


Modificare file PDF

Come accennato in precedenza, i PDF sono pensati principalmente per la visualizzazione, non per la modifica. Tuttavia, a volte ti imbatti in un PDF che ti consente di inserire determinate informazioni, come nome e indirizzo. Questi PDF utilizzano una funzione speciale chiamata campi modulo, che ti consente di digitare nuove informazioni nel documento e salvare le modifiche. Ad esempio, questo PDF contiene diversi campi modulo per inserire il tuo nome, indirizzo e altre informazioni.

Modificare un PDF con campi modulo


Questa funzione non è supportata in tutti i browser Web, quindi potrebbe essere necessario scaricare il PDF prima di poter utilizzare i campi modulo per aggiungere le informazioni.

Potrebbero esserci anche dei momenti in cui desideri apportare piccole modifiche ai file PDF, come aggiungere un commento o evidenziare del testo. Per ulteriori informazioni sulla modifica dei file PDF, consulta la nostra lezione su come modificare e unire i PDF.

Creazione di file PDF

Esistono diversi modi per creare file PDF, ma il metodo dipenderà in gran parte dal dispositivo che stai utilizzando. Ad esempio, se stai utilizzando Windows 10 puoi andare alla finestra di dialogo Stampa, quindi selezionare PDF dall’elenco delle stampanti in alto. Ciò ti consente di creare un PDF di tutto ciò che normalmente potresti stampare, inclusi documenti, e-mail e pagine Web.

utilizzando la finestra di dialogo Stampa per creare un file PDF
Se sei su un Mac, la finestra di dialogo Stampa ha un menu PDF che ti consente di salvare un file come PDF.

Se il tuo computer ha Windows 8 o versioni precedenti, hai alcune opzioni. Il metodo più semplice consiste nell’utilizzare un software che supporta un’esportazione PDF, come Microsoft Office o Google Chrome.Un’altra opzione è utilizzare un convertitore PDF come Smallpdf, che è un’app gratuita che funziona nel tuo browser web. Smallpdf può convertire vari tipi di file, come i documenti di Microsoft Office, in un formato PDF.

I PDF sono utili per la distribuzione di documenti in modo che siano visti allo stesso modo da tutte le parti. In genere, creerai documenti utilizzando un’altra app e poi li convertirai in PDF. Ecco come convertire un documento Microsoft Word in PDF.


Come convertire un documento in PDF usando Word

Se hai la versione desktop di Microsoft Word installata sul tuo PC Windows o Mac, il modo più semplice per convertire il tuo documento in PDF è proprio in Word stesso.

Apri il documento che desideri convertire e quindi fai clic sulla scheda “File”.

Nella schermata del backstage, seleziona “Salva con nome” dall’elenco a sinistra.

Scegli “Salva con nome” dal pannello sul lato sinistro dello schermo

Quindi, dalla schermata Salva con nome, seleziona dove desideri salvare il PDF (OneDrive, Questo PC, una cartella particolare o ovunque).Scegli dove salvare il PDF convertito

Fai clic sulla freccia a discesa sul lato destro della casella “Salva con nome” e selezionare “PDF (*.pdf)” dal menu a discesa.

Scegli “PDF .pdf” dal menu a discesa

Se lo desideri, puoi modificare il nome del file in questo momento. Quando sei pronto, fai clic sul pulsante “Salva”.

 

Dopo aver salvato il PDF, tornerai al tuo documento Word e il nuovo PDF si aprirà automaticamente nel tuo visualizzatore PDF predefinito.

Se non hai Microsoft Word…come fare?

Se non hai Word, ma devi convertire un documento che qualcuno ti ha inviato in PDF, hai alcune opzioni:

Google Drive: puoi caricare un documento Word su Google Drive, salvarlo come documento Google e quindi convertirlo in PDF. Funziona abbastanza bene se hai un documento Word semplice, principalmente di testo senza molta formattazione (e se hai già un account Google).
Un sito Web di conversione: ci sono molti siti là fuori che offrono la conversione gratuita di documenti Word in PDF. Consigliamo freepdfconvert.com. È un sito sicuro, funziona velocemente e fa un ottimo lavoro su documenti Word anche con una modesta quantità di formattazione. Ed è davvero gratuito se hai solo bisogno di convertire il documento Word occasionale in PDF. Un abbonamento a pagamento ti offre funzionalità aggiuntive come conversioni illimitate (più documenti contemporaneamente) e la possibilità di convertire più tipi di file.
LibreOffice: LibreOffice è un’app per ufficio gratuita e open source che offre molte delle stesse funzionalità di Microsoft Office. Puoi persino aprire documenti Microsoft Word e convertirli in PDF.

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b.pramaggiore

Docente e informatico da oltre vent'anni: Excel, Social Media Marketing. Specializzato in crescita organica gestisco i social e posso esserti di supporto con consulenze mirate allo sviluppo e crescita della tua azienda. Eseguo riparazioni PC, Mac e installazioni periferiche, offro assistenza da remoto e a domicilio. Creo siti Web e gestisco blog, amo la tecnologia, la natura e sono molto curioso.

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