Come scrivere una lettera commerciale

In questo articolo di blog vediamo insieme come scrivere una lettera commerciale formale.

Ogni volta che devi comunicare con un’altra azienda o condividere notizie importanti, le lettere commerciali possono presentare il tuo messaggio in uno stile classico e raffinato. A differenza dei promemoria interni, le lettere commerciali vengono solitamente scritte da un’azienda all’altra, motivo per cui sono così formali e strutturate. Tuttavia, le lettere sono anche abbastanza versatili, in quanto possono essere utilizzate per richieste ufficiali, annunci, lettere di presentazione e molto altro.

Nonostante la formalità, le lettere possono comunque avere un tono amichevole, soprattutto perché includono brevi introduzioni prima di arrivare al punto principale. Indipendentemente dal tono che usi nella tua lettera, la tua scrittura dovrebbe rimanere concisa, chiara e di facile lettura.

La struttura di una lettera commerciale

La struttura precisa della lettera commerciale è fondamentale per il suo aspetto e leggibilità. Mentre scrivi la tua lettera, puoi seguire la struttura sottostante per creare un documento efficace.

Apertura

Includi il tuo indirizzo postale, la data completa (ad esempio, 30 aprile 2022) e il nome, l’azienda e l’indirizzo del destinatario. Salta una riga tra il tuo indirizzo, la data e le informazioni del destinatario. Non aggiungere il tuo indirizzo se utilizzi carta intestata che lo contiene già.
Saluto: rivolgiti al destinatario utilizzando “Gentile”, insieme al titolo e al cognome, ad esempio “Gentile signor Rossi” o “Gentile direttore Bianchi”. Se non conosci il sesso del destinatario, usa il suo nome completo, ad esempio “Caro Simone Verdi”. Infine, assicurati di aggiungere due punti alla fine del saluto.

Corpo

Nel primo paragrafo, presenta te stesso e il punto principale della tua lettera. I paragrafi seguenti dovrebbero entrare nei dettagli del tuo punto principale, mentre il tuo paragrafo finale dovrebbe riaffermare lo scopo della lettera e fornire un invito all’azione, se necessario.
Chiusura: le chiusure formali consigliate includono “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”. Per una chiusura più personale, considera l’utilizzo di “Cordiali saluti” o “Cordiali saluti”. Indipendentemente da ciò che scegli, aggiungi una virgola alla fine.

Firma

Salta dalle due alle quattro righe dopo la chiusura e digita il tuo nome. Salta un’altra riga e digita il titolo di lavoro e il nome dell’azienda. Se stai inviando una copia cartacea, firma il tuo nome nello spazio vuoto usando inchiostro blu o nero.

Allegati

Se includi documenti con questa lettera, elencali  e indica di che si tratta.

Un’altra parte importante della struttura è il layout, che determina come formattare il testo. Il layout più comune per una lettera commerciale è noto come formato a blocchi, che mantiene tutto il testo giustificato a sinistra e a spaziatura singola, ad eccezione degli spazi doppi tra i paragrafi. Questo layout mantiene la lettera pulita e facile da leggere.

Revisione

La revisione è una parte cruciale della scrittura. Rivedi la tua lettera per mantenerla concisa e correggila per errori di ortografia e grammatica. Una volta che hai finito di scrivere, chiedi a qualcuno di leggere la tua lettera e di darti un feedback, poiché può individuare errori che potresti aver perso. Assicurati inoltre che tutti gli allegati siano allegati al documento e che le copie cartacee siano firmate.

Dopo aver rivisto il contenuto, considera l’aspetto della tua lettera. Se stai stampando una copia cartacea, assicurati di utilizzare carta di qualità. Prova anche a utilizzare la carta intestata per dare al tuo documento un aspetto più ufficiale.

Un trucco per correggere gli errori ortografici

Mi è stato insegnato un trucco molto utile per scovare gli errori ortografici o refusi. vuoi per la fretta o per altri motivi, capita di digitare male le parole. Purtroppo rileggendo attentamente, a volte non si riescono a notare, percezione la gestalt ci fa leggere tutto corretto.

Quindi ti consiglio di rileggere parola per parola al contrario. Così non darai un senso logico alla frase e riuscirai ad individuare gli errori che tramite lettura normale non avevi notato.