Come mandare un invito Zoom e pianificare una riunione 

Per consentire alle persone di partecipare alle riunioni Zoom, è necessario mandare un invito zoom e pianificare riunioni. In questo articolo scoprirai come farlo.

Invia un invito Zoom per una riunione già programmata

Invia un invito sul desktop

Per inviare un invito a una riunione dal tuo computer desktop, avvia innanzitutto l’app Zoom.

Nella parte superiore della finestra Zoom, fai clic su “Riunioni”.

Nella pagina “Riunioni”, vedrai tutte le tue riunioni programmate. Qui, fai clic sulla riunione a cui vuoi invitare le persone.

Nel riquadro di destra verranno visualizzati i dettagli della riunione. Qui, per copiare il testo che descrive come partecipare alla riunione (l’invito alla riunione), fare clic sul pulsante “Copia invito”.

Visualizzare il testo dell’invito prima della riunione

Per visualizzare il testo dell’invito alla prima riunione, fai clic sull’opzione “Mostra invito alla riunione”. Nello screenshot qui sotto, dice “Nascondi invito alla riunione” perché abbiamo già fatto clic sull’opzione.

Una volta che hai finito di modificare le impostazioni a tuo piacimento, seleziona il pulsante “Programma” nell’angolo in basso a destra della finestra.

La tua riunione Zoom è ora programmata e le informazioni verranno inviate al calendario selezionato.

Ora che il tuo invito è stato copiato negli appunti, usa un’e-mail, un servizio di messaggistica istantanea o qualsiasi altro servizio tu preferisca inviare gli inviti. Con questo invito di testo, il destinatario avrà tutti i dettagli di cui ha bisogno per partecipare alla riunione.

Invia un invito Zoom sul cellulare

Per inviare inviti da un telefono cellulare, avvia l’app Zoom sul telefono. Nella barra in basso dell’app, tocca “Riunioni”.

Si aprirà una pagina “Dettagli riunione”. Tocca il pulsante “Invita”.

Ora vedrai un menu “Aggiungi invitati tramite”. In questo menu, seleziona l’app che desideri utilizzare per inviare l’invito. Per copiare il testo dell’invito negli appunti, tocca “Copia negli appunti” nel menu.

Invia l’invito copiato come preferisci e il destinatario potrà partecipare alla riunione.

Invia un invito Zoom per una riunione in corso

Anche se la tua riunione Zoom è già iniziata, puoi inviare inviti e consentire alle persone di parteciparvi.

Invia un invito sul desktop

Nella parte inferiore del pannello “Partecipanti” che si apre, fai clic su “Invita”.

Vedrai una finestra “Invita”. Qui, per invitare qualcuno che è nel tuo elenco di contatti, fai clic sulla scheda “Contatti” in alto. Quindi digita il nome dell’utente e selezionalo.

Inviare l’invito Zoom via email

Per inviare l’invito via e-mail, fare clic sulla scheda “E-mail”. Quindi seleziona il tuo provider di posta elettronica. Quando fai clic su un provider, Zoom apre il sito dell’e-mail, compone una nuova e-mail e incolla automaticamente l’invito alla riunione. Puoi quindi definire i destinatari e inviare il tuo invito

Copiare un collegamento alla riunione

Per copiare un collegamento alla riunione su cui un utente può fare clic per partecipare alla riunione, fare clic sul pulsante “Copia collegamento di invito” nell’angolo inferiore sinistro della finestra “Invita”. Per copiare l’intero messaggio di invito, fai invece clic su “Copia invito”.

Invia un invito sul cellulare

Per invitare qualcuno a una riunione in corso dal tuo telefono, quindi nella parte inferiore della schermata della riunione in Zoom, tocca “Partecipanti”.

Nella schermata “Partecipanti”, nell’angolo in basso a sinistra, tocca “Invita”.

Nel menu “Invita”, seleziona l’app che desideri utilizzare per invitare le persone alla riunione. Per copiare il link di invito e inviarlo manualmente a qualcuno, tocca “Copia link di invito”.

Il destinatario può fare clic sul collegamento per partecipare alla riunione.

Pianificare una riunione Zoom

Per assicurarti di non essere mai in ritardo per una riunione, con Zoom puoi pianificare una videochiamata una tantum o ricorrente e inviarla ai calendari di tutti. Ecco come pianificare una riunione Zoom.

Per prima cosa, vai avanti e scarica l’applicazione Zoom sul tuo PC Windows 10, Mac, iPhone, iPad o smartphone Android. Una volta installato, apri l’app Zoom e accedi al tuo account.

Verrà visualizzata la finestra Pianifica riunione. Avrai molte opzioni di incontro qui da esaminare. Ecco cosa devi fare:

Impostare ora

Inizia impostando l’ora, la data, la durata e il nome della riunione. Se si tratta di una riunione ricorrente, seleziona la casella accanto all’elenco “Riunione ricorrente”. Inoltre, assicurati di prendere nota del fuso orario nell’angolo in basso a destra di questa sezione.

Impostare ID

Quindi, imposta l'”ID riunione”. Per problemi di sicurezza, ti consigliamo di utilizzare il tuo ID riunione personale solo per riunioni personali. Se si tratta di una riunione di lavoro, lascia selezionato “Genera automaticamente”. Assicurati di richiedere una password per la riunione per un ulteriore livello di protezione.

Impostazioni video e audio

Ora per le impostazioni video e audio. Queste opzioni consentono di attivare o disattivare il video dell’ospite e del partecipante quando si uniscono alla riunione e il metodo di comunicazione telefono, audio del computer o entrambi.

Inviare l’invito Zoom e il promemoria

Seleziona se desideri inviare l’invito alla riunione e il promemoria a Outlook, Google Calendar o un’altra piattaforma di calendario.

Opzioni avanzate Zoom

Infine, ci sono alcune opzioni avanzate tra cui puoi scegliere che dovrebbero rendere la tua videoconferenza più sicura. Per aprire il menu Opzioni avanzate, fai clic sulla freccia accanto a “Opzioni avanzate”.

Puoi anche decidere se desideri registrare automaticamente la riunione e persino aggiungere un organizzatore alternativo. Un host alternativo ha le stesse autorizzazioni in riunione dell’host. La differenza significativa tra un organizzatore alternativo e un co-organizzatore è che un organizzatore alternativo può avviare una riunione pianificata mentre un co-organizzatore non può.

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b.pramaggiore

Docente e informatico da oltre vent'anni: Excel, Social Media Marketing. Specializzato in crescita organica gestisco i social e posso esserti di supporto con consulenze mirate allo sviluppo e crescita della tua azienda. Eseguo riparazioni PC, Mac e installazioni periferiche, offro assistenza da remoto e a domicilio. Creo siti Web e gestisco blog, amo la tecnologia, la natura e sono molto curioso.

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