Outlook: come utilizzarlo al meglio?
OUTLOOK: come utilizzarlo al meglio per le tue attività di business? Scopriamo insieme alcune best practice per renderti più produttivo.
I messaggi di posta elettronica sono canali di comunicazione sia esterni che interni all’azienda. Tutti scrivono e-mail oggi, soprattutto ne riceviamo molte al lavoro; il nostro capo, colleghi, partner commerciali o clienti.
- Spesso ci occorrono molte ore per rispondere alle e-mail che riceviamo.
- Per ridurre questo tempo, vale la pena imparare a gestire efficacemente la tua casella di posta elettronica.
- La preparazione per una gestione efficace della posta elettronica dovrebbe iniziare con l’impostazione dell’ora in cui leggeremo il contenuto della nostra casella di posta e risponderemo alle lettere.
Scegliere gli orari
Possiamo determinare che lo facciamo, ad esempio, 3 volte al giorno:
- dopo essere venuti al lavoro
- a metà giornata
- alla fine della giornata.
Outlook: cartelle nella cassetta postale di Outlook
Il secondo passo è creare cartelle appropriate a cui verranno assegnate le e-mail dal nostro account. La creazione di cartelle ci consentirà di organizzare le e-mail in arrivo in una cartella specifica e descritta. Tale assegnazione garantisce l’ordine nella casella di posta, nonché la rapida ricerca dell’e-mail di cui abbiamo bisogno al momento.
Quando si lavora sulle cartelle, vale anche la pena utilizzare tali strumenti: filtri e risposte automatiche.
Quando si creano cartelle, vale la pena utilizzare il modello disponibile pubblicamente per l’organizzazione delle e-mail, che presentiamo di seguito.
Creiamo 4 cartelle con i nomi:
- Azione – i messaggi che assegniamo sono quelli che ci richiedono di pensare alla risposta;
- Reindirizzamento – i messaggi che assegniamo sono quelli che abbiamo delegato per l’implementazione ad altri e richiedono solo il nostro monitoraggio;
- Da leggere: i messaggi che assegneremo sono quelli che non abbiamo avuto il tempo di leggere subito. Nel caso di questa cartella, dobbiamo ricordarci di leggere regolarmente i messaggi;
- Archivio: contiene tutte le e-mail in cui vogliamo essere archiviate.
Se riceviamo un numero elevato di e-mail, possiamo creare più di 4 cartelle e suddividerle, ad esempio, per nome e cognome
il mittente o il nome della società, la questione a cui si riferiscono.
Invio di messaggi a più destinatari
Per limitare il tempo di risposta alle e-mail, possiamo utilizzare la possibilità di inviare risposte a più destinatari, i cosiddetti messaggio di gruppo.
Questa opzione funziona bene quando abbiamo un messaggio riguardante un argomento/questione da più persone, per inviare un messaggio di gruppo dobbiamo inserire gli indirizzi di tutte le persone a cui è destinato il messaggio nel campo A, oppure, proteggendo i dati personali, selezionare una risposta via Ccn (a un messaggio nascosto).
Utilizza il campo per un messaggio nascosto quando inviamo una risposta a destinatari che rappresentano varie entità – anche l’indirizzo e-mail è un dato personale protetto.
Filtri nella casella di posta di Outlook
L’utilizzo dei filtri nella finestra di Outlook consente, tra l’altro, di assegnare automaticamente la posta in arrivo a singole cartelle. I filtri così come i filtri delle cartelle ci aiutano a mantenere l’ordine nella casella di posta e a trovare un’e-mail specifica.
Risposta automatica nella casella di posta di Outlook
La funzione di risposta automatica è uno strumento che vale la pena utilizzare quotidianamente, e non solo quando pianifichiamo un’assenza più lunga dal lavoro.
Il suo utilizzo permette di inviare risposte automatiche a mittenti selezionati oa tutti coloro che ci inviano una e-mail. Il suo contenuto può essere determinato individualmente.
