Google Sheets – Google Fogli mini guida

In questo articolo avrai una mini guida su come iniziare ad utilizzare Google Fogli e comprenderai come:

  • Creare un foglio di calcolo e riempilo di dati.
  • Formattare i dati per una facile visualizzazione.
  • Aggiungere, calcolare la media e filtrare i dati con le formule.
  • Condividere, proteggi e spostare i tuoi dati.
  • I termini comuni per fogli di calcolo.
Google fogli mini guida

Cos’è Google Fogli?

Iniziamo a conoscere Google Fogli al meglio: è un’app per fogli di calcolo. Sembra e funziona in modo molto simile a qualsiasi altro strumento per fogli di calcolo, ma poiché è un’app online, offre molto di più della maggior parte degli strumenti per fogli di calcolo. Ecco alcune delle cose che lo rendono molto migliore:

Disponibili in ogni dispositivo

Si tratta d’un sistema di fogli di calcolo basato sul Web che puoi utilizzare ovunque, senza più dimenticare i tuoi file di fogli di calcolo a casa. Esso è in grado di funzionare da qualsiasi dispositivo, con app mobili per iOS e Android insieme alla sua app di base basata sul web.

Gratis

Google Fogli è completamente gratuito ed è fornito in bundle con Google Drive, Documenti e Presentazioni per condividere file, documenti e presentazioni online.

Include quasi tutte le stesse funzioni del foglio di calcolo: se sai come usare Excel, ti sentirai a casa in Fogli Google. È possibile scaricare componenti aggiuntivi, crearne di propri e scrivere codice personalizzato. È online, quindi puoi raccogliere automaticamente i dati con il tuo foglio di calcolo e fare quasi tutto ciò che vuoi, anche quando il foglio di calcolo non è aperto.

Altre informazioni utili su Fogli Google

Che tu sia un principiante di fogli di calcolo o un veterano di Excel alla ricerca di un modo migliore per collaborare, questo libro ti aiuterà a ottenere il massimo da Fogli Google. Inizieremo con le nozioni di base in questo capitolo, quindi continua a leggere per imparare le funzionalità avanzate di Fogli Google, trovare i suoi migliori componenti aggiuntivi e imparare a crearne di tuoi.

Ti interessa scrivere i tuoi script per Fogli Google? Approfondiremo quelli del capitolo 8 con tutorial sulla scrittura di Google Apps Script.

Guida introduttiva a Fogli Google

Il modo migliore per imparare uno strumento come Fogli è immergersi direttamente. 

Per prima cosa cerchiamo di comprendere un po ‘di terminologia del foglio di calcolo per aiutarti a capire questi termini che useremo:

 

Cella: un singolo punto dati o elemento in un foglio di calcolo.

Colonna: un insieme verticale di celle.

Riga: un insieme orizzontale di celle.

Intervallo: una selezione di celle che si estendono su una riga, una colonna o entrambe.

Funzione: un’operazione integrata dall’app foglio di calcolo, che può essere utilizzata per calcolare valori di celle, righe, colonne o intervalli, manipolare i dati e altro ancora.

Formula: la combinazione di funzioni, celle, righe, colonne e intervalli utilizzati per ottenere un risultato specifico.

Foglio di lavoro (foglio): i set denominati di righe e colonne che costituiscono il foglio di calcolo; Un foglio di calcolo può avere più fogli

Foglio di calcolo: l’intero documento contenente i fogli di lavoro

Se non hai mai utilizzato Fogli Google o, soprattutto se non hai mai utilizzato un foglio di lavoro prima, assicurati di consultare la Guida introduttiva di Google per Fogli. Potresti anche voler aggiungere ai segnalibri l’elenco delle funzioni del foglio di calcolo di Google come riferimento rapido.

Ora iniziamo a costruire i nostri fogli di calcolo.

 

Creare un foglio di calcolo e riempilo di dati

 

La parte migliore di Fogli Google è che è gratuito e funziona su qualsiasi dispositivo, il che lo rende facile da seguire insieme ai tutorial in questo libro. Tutto ciò di cui hai bisogno è un browser web (o l’app Fogli Google sul tuo dispositivo iOS o Android) e un account Google gratuito. Sul Mac o sul PC, vai su sheets.google.com e sei pronto per iniziare.

 

Esistono 3 modi per creare un nuovo foglio di lavoro in Fogli Google:

 

Fai clic sul pulsante rosso “NUOVO” nella dashboard di Google Drive e seleziona “Fogli Google”

Apri il menu dall’interno di un foglio di calcolo e seleziona “File > nuovo foglio di calcolo”

Fai clic su “Vuoto” o seleziona un modello nella home page di Fogli Google

Creazione di un nuovo foglio di lavoro di Fogli Google

Questo creerà un nuovo foglio di calcolo vuoto (o un modello precompilato se scegli uno di questi). Per questo tutorial, tuttavia, dovresti iniziare con un foglio di calcolo vuoto.

 

L’interfaccia di Fogli Google dovrebbe ricordarti almeno un’altra app per fogli di calcolo che hai visto prima, con icone e schede di modifica del testo familiari per fogli extra.

 

L’unica differenza è che Google ha ridotto il disordine e il numero di elementi dell’interfaccia visualizzati. Quindi il tuo primo compito dovrebbe essere ovvio: aggiungi alcuni dati!

 

Aggiungere di dati al foglio di calcolo

 

Guardati intorno alla griglia bianca e grigia che occupa la maggior parte dello schermo e la prima cosa che noterai è un contorno blu attorno alla cella o alle celle selezionate.

 

Non appena apri un nuovo foglio di calcolo, se inizi a digitare vedrai che i tuoi dati iniziano a popolare immediatamente la cella selezionata, in genere la cella in alto a sinistra. Non è necessario fare doppio clic sulle celle quando si aggiungono informazioni e non è necessario utilizzare il mouse.

 

Un singolo quadrato in un foglio di calcolo è chiamato cella; sono organizzati in righe e colonne con ID numero e lettera, rispettivamente. Ogni cella deve contenere un valore, una parola o un dato.

Puoi tranquillamente selezionare qualsiasi cella che desideri, quindi vai avanti e digita qualcosa.

Quando hai finito di inserire i dati in una cella, puoi eseguire una delle 4 operazioni seguenti:

 

  1. Premere INVIO per salvare i dati e passare all’inizio della riga successiva
  2. Premere TAB per salvare i dati e spostarsi a destra nella stessa riga
  3. Utilizzare i tasti freccia sulla tastiera (su, giù, sinistra e destra) per spostare 1 cella in quella direzione
  4. Fare clic su una cella qualsiasi per passare direttamente a tale cella

Se non vuoi digitare tutto manualmente, puoi anche aggiungere dati al tuo foglio in massa tramite alcuni metodi diversi:

 

  • Copiare e incollare un elenco di testo o numeri nel foglio di calcolo
  • Copiare e incollare una tabella HTML da un sito Web
  • Importare un foglio di calcolo esistente in csv, xls, xlsx e altri formati
  • Copiare qualsiasi valore in una cella in un intervallo di celle tramite un clic e trascinare

Copia e incolla è piuttosto autoesplicativo, ma ci sono momenti in cui proverai a copiare un set di dati “foglio di calcolo” da un sito Web o PDF, e si incollerà semplicemente in una cella o formatterà tutto con lo stile originale. Prova a cercare i dati che si trovano effettivamente in una tabella HTML (come i dati dei film da IMDB, ad esempio) per evitare di ottenere dati incollati funky nel tuo foglio di calcolo.

 

Ricorda di fare clic una sola volta su una cella prima di incollare i dati, in modo che Fogli Google la trasformi in un elenco con ogni elemento nella propria cella. Se fai doppio clic su una cella, Fogli Google incollerà tutti i dati in una cella che probabilmente non è quello che desideri.

Fogli Google  e copia incolla

Se ti capita di ottenere, dopo aver copiato con dati formattati in modo strano, non preoccuparti: lo risolveremo nella prossima sezione.

Anche l’importazione di un file è semplice. È possibile importare direttamente nel foglio di calcolo corrente, creare un nuovo foglio di calcolo o sostituire un foglio (ad esempio una singola scheda) con i dati importati.

I file più comuni che ti capiterà di importare  sono CSV (valori separati da virgola) o XLS e XLSX (file da Microsoft Excel). Per importare un file dall’esterno di Google Drive, vai al menu FILE > IMPORTA > CARICA.

 

Come importare fogli di lavoro in Fogli Google

Preferisco importare i dati in un nuovo foglio ogni volta per mantenere separati i miei vecchi dati e i nuovi dati importati. In alternativa, se hai un foglio Google (o un file CSV, XLS o altro foglio di calcolo) salvato nel tuo account Google Drive, puoi importarlo direttamente nel tuo foglio di lavoro utilizzando lo stesso processo: basta cercare Drive dalla finestra di importazione.

 

Il trascinamento per copiare un valore di cella richiede un po ‘di spiegazione, perché lo userai molto una volta impostate le formule nei tuoi fogli di calcolo.

 

Trascinando il piccolo punto blu (nella foto sotto) nell’angolo in basso a destra di una cella evidenziata attraverso o verso il basso in un intervallo di celle, è possibile eseguire una serie di funzioni diverse.

 

“Trascinare”

Esistono diversi modi per utilizzare questa funzione:

  • Copia dei dati di una cella in un numero di celle vicine (inclusa la formattazione)
  • Copiare la “Formula” di una cella nelle celle vicine (questa è una funzionalità avanzata e la tratteremo in dettaglio in seguito)
  • Creazione di un elenco ordinato di dati di testo

Ecco un esempio di come creare un elenco ordinato potrebbe funzionare: prova ad aggiungere il testo Concorrente 1 alla cella A1, quindi fai clic e trascina il puntino blu nell’angolo in basso a destra della cella evidenziata verso il basso o su un numero qualsiasi di celle vicine.

 

Clic e trascina per riempire i dati

Se non c’era un numero dopo il Concorrente, questa azione di trascinamento copiava semplicemente “Concorrente” in tutte le celle che trascini. Ma dato che il numero è lì, Fogli sa di incrementare la cella successiva +1.

 

Supponiamo che tu abbia copiato, incollato, importato o digitato una buona porzione di dati e che il tuo foglio di calcolo abbia un aspetto abbastanza sano. Come possiamo usare questi dati?

 

Formatta i dati per ottenere una facile visualizzazione

 

Che tu stia monitorando le spese, o che tu stia registrando i voti, tenendo traccia dei clienti in un CRM homebrew , ti consigliamo di manipolare e formattare i tuoi dati.

 

Le opzioni di formattazione di base in Fogli Google sono disponibili sopra la prima cella. Sono etichettati nell’immagine qui sotto, ma per una rapida consultazione mentre si sta lavorando su un foglio, basta passare il mouse sopra un’icona per vedere la sua descrizione e il tasto di scelta rapida.

 

Barra degli strumenti di Fogli Google

Stampa, Annulla / Ripeti e la funzione Impostazioni font / Stile in modo simile a quello che ti aspetteresti dal tuo elaboratore di testi preferito. Anche i tasti di scelta rapida sono gli stessi, quindi trattalo come se stessi modificando qualsiasi altro documento.

 

Per quanto riguarda tutto il resto, il modo migliore per mostrarti come funziona fare un esempio.

 

Supponiamo che io abbia intenzione di creare un rapido elenco di potenziali opzioni per il pranzo, insieme agli ingredienti, conteggi, prezzi e tanto di link ai video di YouTube su come prepararli (tutorial ricette).

 

Un foglio di calcolo di base non modificato

Si possono sfruttare più funzioni in modo da poterlo usare molto facilmente per tenere traccia delle informazioni. In effetti, la stragrande maggioranza dei miei fogli di calcolo assomiglia a questo: Fogli Google rende così semplice acquisire informazioni, condividerle e tornare ad esse in seguito per riferimento che funge da strumento per prendere appunti altamente strutturato.

 

Ora supponiamo che tu abbia a che fare con dozzine di fogli di calcolo al giorno, inoltre, devi condividere fogli di calcolo, che qualcuno ti invia. È davvero noioso e se si trattasse di un grande numero di dati sarebbe due lavoro faticoso da svolgere.

Si possono memorizzare le informazioni e successivamente salvarle di giorno in giorno, ma non è una soluzione ottimale.

Dato che faccio colazione ogni mattina, prendiamoci un po’ di tempo per rendere questo foglio di calcolo più user-friendly con un po ‘di formattazione.

Per prima cosa “congeleremo” la prima riga al suo posto. Ciò significa che se scorriamo verso il basso il foglio di calcolo, la prima riga sarà ancora visibile, indipendentemente dalla quantità di dati sottostanti. Ciò ti consente di avere una lunga lista e aiuta a tenere d’occhio ciò che stai effettivamente guardando.

 

Esistono due modi per bloccare le righe:

 

Fare clic su VISUALIZZA > BLOCCA > 1 RIGA nella barra di spostamento per bloccare la prima riga in posizione

Passa il mouse sulla barra grigio scuro in alto a sinistra del foglio di calcolo (finché non diventa una mano) e trascina tra le righe 1 e 2

Bloccare/congelare le righe in Fogli Google

Bloccare la mia riga di intestazione è la prima cosa che faccio in ogni foglio che faccio.

 

Per prima cosa ti voglio ricordare che gli strumenti di formattazione del testo sono nella barra degli strumenti, appena sopra la prima riga.

Ora, facciamo apparire il testo dell’intestazione con una semplice formattazione;

  •  
  • Trascina per selezionare le celle che si desidera formattare
  • Grassetto del testo
  • Aumenta la dimensione del carattere a 12pt
  • Centra l’intera riga
  • Dai alle tue cellule un riempimento grigio
  • Formatta il foglio di lavoro di Fogli Google

La prossima cosa che farò per ripulirlo un po ‘è formattare il mio “Prezzo medio / Porzione” per essere un valore in dollari. Ecco come appaiono le cose all’inizio:

 

Prima di formattare

Ripuliamo con il pulsante “Formatta come $” per i valori specifici (o l’intera riga) evidenziati.

 

Foglio di calcolo con formattazione della valuta

Vedrai che le celle selezionate vengono ora visualizzate come un importo in dollari, anziché un numero normale.

 

Se esegui questa operazione con l’intera riga / colonna evidenziata, i valori futuri prenderanno anche la formattazione!

Ora che hai imparato a inserire e formattare i tuoi dati, è giunto il momento di iniziare a calcolare effettivamente alcune somme, medie e altro dai tuoi dati.

 

Aggiungi, media e filtra i dati con le formule

 

Google Fogli, come la maggior parte delle app per fogli di calcolo, ha una serie di formule integrate per eseguire una serie di attività statistiche e di manipolazione dei dati. È inoltre possibile combinare formule per creare insieme calcoli più potenti e attività stringa. E se sei già abituato a sgranocchiare numeri in Excel, le stesse identiche formule funzionano in Fogli Google la maggior parte del tempo.

 

Per questo tutorial, ci concentreremo sulle cinque formule più comuni, che vengono mostrate nel menu a discesa della formula dalla barra di navigazione superiore.

 

Formule 

È possibile fare clic su una formula per aggiungerla a una cella oppure iniziare a digitare qualsiasi formula con un segno = in una cella seguito dal nome della formula. I fogli si riempiono automaticamente o suggeriscono formule in base a ciò che digiti, quindi non è necessario ricordare ogni formula.

 

Le formule più basilari in Fogli includono:

 

SOMMA: somma un intervallo di celle (ad esempio 1+2+3+4+5 = somma di 15)

MEDIA: trova la media di un intervallo di celle (ad esempio 1,2,3,4,5 = media di 3)

COUNT: conta i valori in un intervallo di celle (es: 1,blank,3,4,5 = 4 celle totali con valori)

MAX: trova il valore più alto in un intervallo di celle (es: 1,2,3,4,5 = 5 è il più alto)

MIN: trova il valore più basso in un intervallo di celle (es: 1,2,3,4,5 = 1 è il più basso)

Aritmetica di base: è anche possibile eseguire funzioni come addizione, sottrazione e moltiplicazione direttamente in una cella senza chiamare una formula

Esploreremo queste formule migliorando il nostro foglio di calcolo per il pranzo.

 

Usare SUM formula

 

Iniziamo con l’aggiunta del numero totale di ingredienti richiesti per ogni ricetta. Userò la formula SUM per aggiungere ogni valore nelle ricette e ottenere un importo totale.

 

Esistono tre modi per utilizzare le formule di base accessibili tramite la navigazione in alto:

 

  1. Seleziona un intervallo, quindi fai clic sulla formula (questo metterà il risultato sotto o a lato dell’intervallo).
  2. Seleziona la cella dei risultati (cioè la cella in cui desideri che appaia il risultato), quindi fai clic sulla formula che desideri utilizzare dalla barra degli strumenti. Infine, selezionare l’intervallo di celle su cui eseguire l’operazione.
  3. Digita la formula nella cella dei risultati (non dimenticare il segno =), quindi digitare manualmente un intervallo o selezionare l’intervallo

Innanzitutto, riassumerò i miei ingredienti selezionando un intervallo e facendo clic su SOMMA dal menu della formula. In secondo luogo, selezionerò una cella dei risultati ed evidenzierò l’intervallo di celle da sommare insieme. Infine, dimostrerò la digitazione manuale di una formula e di un intervallo.

 

Formula SOMMA

Nota: per selezionare un intervallo di celle, fare clic sulla prima cella e tenere premuto MAIUSC, quindi fare clic sull’ultima cella dell’intervallo. Quindi, se si desidera da A1 a A10, fare clic su A1, quindi tenere premuto MAIUSC e fare clic su A10.

Al termine della selezione delle celle che si desidera aggiungere, premere INVIO.

 Quando crei una formula per la prima volta, noterai invece un’evidenziazione blu e un punto interrogativo accanto alla cella.

 

È possibile fare clic sul punto interrogativo per attivare o disattivare il contesto della Guida per le formule. Questi suggerimenti ti diranno quale tipo di informazioni possono essere utilizzate in ogni formula e renderanno la creazione della formula (specialmente quando inizi a combinare le formule) molto più facilmente.

 

Ora che abbiamo impostato una formula per SOMMARE tutti gli ingredienti insieme, assicuriamoci che si applichi a tutte le celle in quella riga. Selezionerò la mia cella della formula e trascinerò il punto blu tra le altre celle per copiare la formula in quelle celle.

 

Trascinare la formula in altre celle

Si noterà che quando si copia la formula in una cella vicina, si sposta l’intervallo a cui fa riferimento la nuova formula. Ad esempio, nella colonna “Scrambled Eggs” era SUM (B2: B8) ma in “French Toast” è SUM (C2: C8).

 

Utilizzo della formula COUNT

 

Ora che sappiamo quante parti sono necessarie per ogni ricetta, mi piacerebbe sapere quanto sia complicato realizzarlo. Ho semplificato questo supponendo che meno ingredienti significhi che la ricetta è meno complicata.

 

Per contare il numero di ingredienti in ogni ricetta, userò la formula COUNT.

 

La formula del conteggio controlla essenzialmente se le celle in un intervallo sono vuote o meno e restituisce il totale che sono pieni.

 

Questa formula verrà impostata nel mio foglio di calcolo allo stesso modo della mia riga SUM.

 

ESEMPIO DI COUNT formula

Ecco un trucco che non abbiamo trattato nella sezione precedente, però: evidenzia l’intervallo di celle che stai cercando di contare e controlla nell’angolo in basso a destra del tuo foglio di calcolo. Se hai evidenziato un elenco puro di numeri, Fogli li SOMMA automaticamente per te e visualizzerà il risultato. Se hai evidenziato un intervallo misto di numeri e testo, i valori verranno CONTEGGIATI.

 

È inoltre possibile eseguire una delle cinque operazioni basate su numeri su un intervallo di numeri facendo clic sul pulsante SOMMA in basso a destra e selezionando la nuova formula predefinita from the pop-out menu. From then on, anytime you highlight a range it will perform the last-selected formula.

 

Somma e conteggio automatici

Quindi, secondo il mio foglio di calcolo, “Cereali” è la colazione meno complicata, ma non sono ancora convinto che una colazione facile ne valga la pena.

 

Cosa succede se costa troppo? Cosa succede se lo sforzo extra di cucinare un altro pasto mi fa risparmiare denaro?

 

Affiniamo la nostra decisione calcolando il costo medio per porzione delle scelte per la colazione utilizzando la formula MEDIA.

 

Utilizzo della formula MEDIA

 

Ho aggiunto alcuni finti prezzi minimi e massimi per unità nella mia lista degli ingredienti a destra delle mie opzioni per la colazione. Vorremo ottenere un prezzo medio per ogni ingrediente usando i tassi bassi e alti, quindi moltiplicare il prezzo medio risultante dell’ingrediente per il rispettivo numero di unità in ogni ricetta.

 

Inizierò evidenziando l’intervallo di valori (in questo caso è due affiancati piuttosto che un intervallo verticale) e selezionando la formula MEDIA dalla barra degli strumenti.

 

Questo farà cadere il risultato nella colonna a destra della colonna del prezzo massimo. Successivamente, trascino la formula verso il basso per applicarla alle altre combinazioni di prezzo minimo e massimo.

 

Esempio di formula media

Etichetterò la mia colonna “Costo unitario medio” in modo da sapere cosa stiamo guardando. Passiamo poi al calcolo del costo della colazione utilizzando l’aritmetica semplice.

 

Utilizzo di formule aritmetiche semplici

 

Dobbiamo calcolare il costo totale della colazione moltiplicando il prezzo medio di ciascun ingrediente per il suo numero di unità nella ricetta. A tale scopo, digitare manualmente una formula nella riga “Prezzo medio”.

 

La nostra formula aritmetica di base sarebbe simile a questa per la colonna “uova in camicia”:

 

=$I 2*B2+$I 3*B3+$I 4*B4+$I 5*B5+$I 6*B6+$I 7*B7+$I 8*B8

 

Il simbolo $ prima della colonna I (i prezzi medi) dice a Fogli che non importa dove mettiamo la formula nel nostro foglio di calcolo, vogliamo sempre fare riferimento alla colonna I. In questo modo, se copiamo la formula nelle altre ricette, utilizzerà sempre la colonna del costo unitario medio anziché spostare il riferimento alla colonna successiva quando si trascina per copiare (come negli esempi SUM e COUNT).

 

Formule aritmetiche

Se non si desidera digitare tali valori manualmente, esistono modi più semplici per eseguire questo tipo di formula: è possibile eseguire lo stesso calcolo del prezzo utilizzando questa formula avanzata:

 

=SOMMA(MATRICEFORMULA(B2:B8*$I 2:$I 8))

 

Ci sono molte formule in Fogli che si occupano di compiti complessi per te, molte delle quali approfondiremo nei prossimi capitoli.

 

Ora che abbiamo alcuni dati e calcoli di lavoro, forse i miei colleghi (che probabilmente stanno pianificando di fare colazione domani) potrebbero trarre beneficio da questo foglio.

 

Prepariamoci a condividere il nostro foglio di calcolo e invitiamo alcuni collaboratori a visualizzare, modificare e utilizzare i nostri dati.

 

Condividi, proteggi e sposta i tuoi dati

 

Ciò che rende Fogli così potente è quanto “in sincronia” ti sentirai con i tuoi colleghi. La modifica congiunta di un foglio di calcolo è una delle funzioni critiche di Fogli e Google lo ha reso un’esperienza senza soluzione di continuità.

 

Ecco come funziona:

 

Fai clic su FILE > CONDIVIDI o utilizza il pulsante blu “Condividi” in alto a destra

Fai clic su “avanzate”, quindi inserisci le e-mail di chi può visualizzare o modificare il tuo foglio di calcolo

Seleziona qualsiasi altra opzione sulla privacy e premi Fatto

Condividere il foglio di lavoro di Fogli Google

Quando apri il pannello di condivisione “avanzato”, vedrai una serie di opzioni.

 

Opzioni di condivisione in Fogli Google

La funzionalità predefinita quando si fa clic sul pulsante “Condividi” è quella di copiare un collegamento al foglio di calcolo negli Appunti.

 

Quando condividi questo link con qualcuno tramite un messenger o un’e-mail, se fa clic sul link lo porterà al foglio di calcolo. Tuttavia, a meno che tu non li abbia invitati via e-mail (nel campo e-mail) e selezionato “Può modificare”, dovranno comunque richiedere l’autorizzazione per apportare modifiche.

 

Se desideri concedere a chiunque all’interno della tua organizzazione o dell’azienda l’accesso a livello di editor, fai clic su “Modifica …” nella sezione “Chi ha accesso” e seleziona “On – (Nome organizzazione)**”. Nota: questa opzione verrà visualizzata solo se utilizzi Google Apps for Work.

 

Opzioni di condivisione

Qualcuno è “Nella tua organizzazione” quando ha un indirizzo email e un account Google per la tua azienda. In questo caso, ho nominato per “azienda” MichaelGrubbs, quindi tutti nella mia organizzazione hanno un indirizzo e-mail @michaelgrubbs.com e chiunque abbia effettuato l’accesso a uno di questi account può accedere al foglio di calcolo.

 

Per ulteriori informazioni sulla condivisione e sulle autorizzazioni, assicurati di utilizzare le autorizzazioni giuste per il pubblico con cui stai condividendo.

Condivisione di fogli di calcolo con dispositivi e app

 

Anche se Fogli Google e Drive sono creati per la condivisione tra utenti, noterai che molte volte i tuoi fogli di lavoro vengono creati come documenti interni e la condivisione è secondaria rispetto al lavoro svolto effettivamente.

 

Puoi semplificare i flussi di lavoro dei fogli di calcolo e la condivisione dei dati in tempo reale sfruttando questi utili componenti aggiuntivi:

 

Le app google per dispositivi mobili Di Google Documenti. Puoi utilizzare l’app Fogli Google per dispositivi mobili per visualizzare e modificare i tuoi fogli di lavoro, condividere link ovunque ti trovi e aggiungere utenti. È un solido compagno, ma non un sostituto, per l’app Web.

Sincronizzazione di Google Drive con il desktop. Google Drive ti consente di caricare facilmente i file dal tuo ambiente desktop locale sul tuo Drive online. Questo li rende accessibili ai tuoi collaboratori e ti consente anche di importarli rapidamente in fogli di calcolo e altri documenti.

Uno strumento di terze parti come Zapier. Puoi utilizzare Zapier per aggiungere automaticamente dati ai tuoi fogli di calcolo, inviare file al tuo account Google Drive, avvisarti di modifiche ai tuoi Fogli.

Continuiamo a lavorare sul nostro esempio di foglio di calcolo per dimostrare l’utilizzo di Zapier, uno strumento di integrazione delle app, per rendere Fogli Google ancora più potente.

 

Piuttosto che premere il pulsante “Condividi” sul mio foglio di calcolo per inviarlo ai miei colleghi, vorrei inviare un messaggio Slack avvisandoli che ho creato questo nuovo foglio di calcolo.

 

Puoi inviare automaticamente un messaggio a un canale Slack con Zapier’s Google Sheets Trigger e Slack Action.

 

Condividere nuovi fogli di lavoro di Fogli Google su Slack

 

Questo è ottimo per aggiornare il tuo team quando crei nuovi documenti che desideri inserire rapidamente in tutti.

 

Puoi impostare filtri e condizioni per decidere quando pubblicare e hai il controllo completo su quali informazioni desideri includere nel tuo messaggio. Puoi anche attivare messaggi basati su diverse azioni in Fogli Google, ad esempio quando qualcuno inserisce una nuova riga o modifica i dati in una cella. Consulta la pagina Fogli Google di Zapier per ulteriori informazioni sui dati e sui trigger supportati.

 

Ora cambiamo la direzione del flusso di dati e consideriamo come i nostri colleghi interagirebbero con il nostro foglio di calcolo.

Vorrei consentire a me stesso e al mio team di interagire con il mio foglio di calcolo e di tenere traccia di ciò che hanno mangiato a colazione in un registro della colazione. Senza uno strumento di automazione come Zapier, attività come questa diventano rapidamente il motivo per cui le persone non riescono a collaborare con successo utilizzando i fogli di calcolo.

 

Ragiona, se questo fosse un normale foglio di calcolo senza alcuna automazione, chiederesti a qualcuno di:

 

  • Uscire dalla loro attività attuale
  • Rintracciare il foglio di calcolo
  • Compila alcuni pezzi di dati potenzialmente irrilevanti
  • Salva e ricondividi questo file (se non è già un documento online e sincronizzato)
  • Ripeti per qualsiasi numero di attività / documenti

Impostiamo il nostro foglio di calcolo in modo che abbia un foglio pulito per ricevere alcuni dati automatizzati. Creerò un nuovo foglio di lavoro usando il pulsante + in basso a sinistra.

 

Aggiungere un nuovo foglio a un foglio di calcolo

Ora, userò di nuovo Zapier e renderò Slack l’azione di attivazione con Fogli Google sul lato ricevente dell’automazione (il lato “Azione” di Zap).

 

Fogli Google per Slack

E questo può funzionare per centinaia di altre applicazioni che puoi usare come trigger o azioni con Zapier. Puoi inviare informazioni al tuo foglio di calcolo via e-mail, monitorare i tuoi canali social, impostarlo su un programma; ci sono dozzine di modi diversi per eseguire qualsiasi attività con le app che stai già utilizzando.

Scaricare i tuoi dati

Se devi inviare i tuoi file a collaboratori esterni, caricare un file in un altro sistema, o semplicemente come avere backup per i posteri, allora passa a una delle tante opzioni di esportazione dei dati di Fogli Google.

Le esportazioni più comuni saranno .xls (documento Excel) o .csv (valori separati da virgola). Se non sei sicuro di quale formato utilizzare, un .csv è solitamente la soluzione migliore.

Usa il tuo foglio di calcolo in modalità offline

Se ami ciò che hai visto finora ma eri preoccupato di non essere in grado di utilizzare Fogli senza una connessione, non temere. Fogli Google ha una “Modalità offline” che sincronizzerà automaticamente le modifiche al documento quando ti riconnetterai a Internet.

Ciò è utile in qualsiasi situazione in cui dovresti trattare Fogli Google come un’applicazione desktop, ad esempio su un volo o un viaggio su strada.

Ecco di cosa avrai bisogno:

  • Google Chrome
  • Google Drive Chrome Web App
  • Sincronizzazione di Google Drive

Le istruzioni per impostare la sincronizzazione offline sono davvero semplici, ma la maggior parte del processo consiste semplicemente nel scaricare e utilizzare i tre componenti principali sopra.

In realtà l’accensione ha questo aspetto :

Modalità offline di Fogli Google

E proprio così, puoi utilizzare Fogli Google anche quando sei offline, senza bisogno di Wi-Fi.

Per ulteriori suggerimenti sull’utilizzo di Fogli Google offline, vai alla fine del capitolo 6.
Fogli Google è uno strumento potente: è tutto ciò che ti aspetteresti da un foglio di lavoro, con i vantaggi extra di un’app online. Mentre il foglio di calcolo di esempio che abbiamo creato potrebbe essere stato un po’ sciocco, le applicazioni pratiche dell’utilizzo di Fogli per i tuoi flussi di lavoro (sia aziendali che personali) sono illimitate.

Se hai bisogno di fare un budget, delineare la tua prossima proposta, raccogliere dati per un progetto di ricerca o registrare informazioni da qualsiasi altra app che si collega a Zapier, un foglio di lavoro di Fogli Google può dare vita ai tuoi dati. E con tutto ciò che è archiviato in Google Drive, non ti preoccuperai mai più di perdere i tuoi file, anche se il tuo computer si spegne.

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Al prossimo articolo.
Saluti dal #MAgodelPC

b.pramaggiore

Docente e informatico da oltre vent'anni: Excel, Social Media Marketing. Specializzato in crescita organica gestisco i social e posso esserti di supporto con consulenze mirate allo sviluppo e crescita della tua azienda. Eseguo riparazioni PC, Mac e installazioni periferiche, offro assistenza da remoto e a domicilio. Creo siti Web e gestisco blog, amo la tecnologia, la natura e sono molto curioso.

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